Referatul de necesitate - considerații ANAP asupra rolului său.

Marius DANGĂ

Să începem cu începutul: HG 395/2016 ne spune, la art.2 alin (3), că: "... compartimentul intern specializat în domeniul achiziţiilor publice, are următoarele atribuţii principale: (...) b) elaborează şi, după caz, actualizează, pe baza necesităţilor transmise de celelalte compartimente ale autorităţii contractante, strategia de contractare şi programul anual al achiziţiilor publice;"

Așadar avem o primă concluzie: (1) Startul proceselor de achiziții întreprinse de compartimentul intern de achiziții publice este dat de necesitățile transmise de celelalte compartimente ale autorităţii contractante.

Suplimentar, tot  HG 395/2016 detaliză la art. 2 alin (4) și (5) obligația compartimentelor interene de a sprijini activitatea celor de la achiziții inclusiv prin: "transmiterea referatelor de necesitate care cuprind necesităţile de produse, servicii şi lucrări, valoarea estimată a acestora, precum şi informaţiile de care dispun, potrivit competenţelor, necesare pentru elaborarea strategiei de contractare a respectivelor contracte/acorduri-cadru;". Iată, deci, punctul zero: Referatul de Necesitate precum și câteva precizări asupra datelor pe care acest atrebuie să-l cuprindă.

Iată și definiția dată de  art.3 (1): Referatul de necesitate reprezintă un document intern emis de fiecare compartiment din cadrul autorităţii contractante în ultimul trimestru al anului în curs pentru anul viitor, care cuprinde necesităţile de produse, servicii şi lucrări identificate, precum şi preţul unitar/total al necesităţilor. (2) Prin excepţie de la alin. (1), în cazul în care necesitatea nu este previzibilă sau nu poate fi identificată în ultimul trimestru al anului în curs pentru anul următor, referatele de necesitate pot fi elaborate la momentul identificării necesităţii.

Recent, ANAP a dezvoltat “Ghidul achizițiilor publice”, o aplicație online administrată de ANAP care oferă acces la informații actualizate, în funcţie de modificările legislative apărute, tuturor celor implicați în realizarea de achiziții publice în România. Aplicația este disponibilă la adresa de web:  http://achizitiipublice.gov.ro 

Aici găsim realizarea Referatului de Necesitate, ca parte a etapei de planificare, detaliat astfel:

Referatul de necesitate va fi completat de fiecare compartiment al autorităţilor contractante care este beneficiar al rezultatului contractelor care urmează să fie atribuite într-un an financiar. Această activitate:

  1. Este foarte importantă, întrucât:
    1. Reprezintă baza începerii unui proces de achiziții publice specific;
    2. Furnizează justificări cu privire la deciziile adoptate înainte de începerea unei achiziţii.
  2. Constă în completarea formularului-cadru: Referat de necesitate – cu informațiile disponibile la momentul lansării procesului de planificare a portofoliului proceselor de achiziţie publică la nivel de compartiment de specialitate beneficiar al achiziţiei.

Această activitate nu trebuie tratată superficial, iar la nivel de autoritate contractantă trebuie să existe asigurarea că nu se lansează un proces de achiziție publică fără ca justificările pentru alegerile specifice făcute şi/sau pentru deciziile luate să fi fost documentate.

Procedurile de atribuire nu trebuie să se bazeze pe ipoteze care nu  reflectă realitatea. În caz contrar, nu ar reprezenta nimic altceva decât consum de resurse fără finalitate (scopul final al proceselor de achiziţie publică nu este semnarea unui contract, ci contribuţia la îndeplinirea obiectivului pentru care au fost demarate, respectiv satisfacerea necesităţii in condiții de eficiență economică și socială).

Dacă activitatea de justificare a necesităţii prin intermediul Referatului de necesitate nu este efectuată, sau este efectuată superficial - fără a documenta în mod realist fundamentarea pentru informaţiile specifice din referat – există un risc ridicat de neîndeplinire a obiectivelor şi de consum de resurse în condiţii de ineficienţă şi neeconomicitate.

Citeste mai departe pe http://achizitiipublice.gov.ro astfel:  Portofoliul proceselor de achiziții publice >  Planificarea >  EVALUAREA NECESITĂȚILOR ȘI A BENEFICIILOR

Tot pe portalul dezvoltat de ANAP găsim și un model de Referat de Necesitate. Descarcă Model.

Exemplele furnizate în cadrul modelului sunt cu titlu orientativ pentru ilustrarea modului de completare a informațiilor nu trebuie reproduse în cadrul Referatului de necesitate.

De asemenea,  este important ca informațiile incluse în Referatul de necesitate să reflecte stadiul în care se află efectiv informațiile la momentul elaborării acestui formular-cadru și nu o stare ulterioară dorită.

Se reține că, în practică, pentru realizarea de achiziții în condiții de eficiență economică și socială, Referatul de necestitate cuprinde răspunsuri, cel puțin la următoarele întrebări:

1. Care este necesitatea?

Identificarea și definirea, respectiv descrierea de produse/servicii/lucrări care trebuie achiziționate.

2. Care sunt argumentele în favoarea satisfacerii necesității și care sunt efectele satisfacerii necesității?

Descrierea necesității și a argumentelor pentru  oportunitatea satisfacerii necesității.Evidențierea beneficiilor obținute și a obiectivelor la a căror îndeplinire contribuie satisfacerea necesității.

3. Când trebuie satisfăcută necesitatea?

Precizarea perioadei la care/în care se impune a fi satifăcută necesitatea, în vederea prioritizării necesităților prin raportare la resursele disponibile.

4. Care sunt resursele financiare, umane necesare pentru satisfacerea necesității conform descrierii realizate?

Estimarea tipurilor de resurse și cuantificarea acestora (acolo unde este aplicabil) pentru satisfacerea necesității.

Referatul de necesitate reprezintă punctul de pornire pentru toate eforturile înregistrate la nivel de autoritate contractantă în legătură cu realizarea achiziţiilor publice. Aceste eforturi înseamnă consum de resurse. Consumul de resurse este direct proporţional cu calitatea informaţiilor furnizate prin Referatul de necesitate, iar dacă justificările din Referatul de necesitate sunt concludente şi realiste, atunci există un fundament solid pentru includerea achiziţiei în portofoliul de procese de achiziţie publică, pentru realizarea efectivă a achiziţiei și pentru o planificare adecvată a procesului de achiziție.

Pentru autoritatea contractantă, Referatul de necesitate reprezintă fie începutul, fie sfârşitul unei achiziţii publice în condiţii de eficienţă economică şi socială.

(ANAP, în modelul de Referat de Necesitate)



Împărtășește opinia ta și deschide un subiect pe forum.

Alătură-te comunității noastre! Scrie bine și argumentat și poți fi unul dintre editorialiștii platformei noastre.