Achizițiile directe - pas cu pas

Marius Dangă - Editor Senior

Dacă vechea legislație în domeniul achizițiilor lăsa foarte mult spațiu de “manevră” achizitorilor în zona cumpărărilor sub pragul de achiziție directă, Legea 98/2016 dar mai ales normele sale, respectiv HG 395/2016, aduc achizițiile directe în zona cumpărăturilor reglementate, consacrându-i o întreagă secțiune a Capitolului II - Realizarea achiziţiei publice, respectiv art. 43-46.

Ce e nou? Practic totul.

a. HG 395/2016 - art.1 alin (4): Autoritatea contractantă este responsabilă pentru modul de atribuire a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, inclusiv achiziţia directă, cu respectarea tuturor dispoziţiilor legale aplicabile.

b. Achiziţia directă se realizează pe bază de document justificativ.

1. Mai intâi avem obligația de a realiza o Anexa a Planului Anual al Achizițiilor Publice cuprinzând Achizițiile Directe. Modelul de anexa a fost publicat prin Ordinul nr. 281/2016 din 22 iunie 2016 al președintelui ANAP. PAAP-ul fiind parte din Strategia Anuala a autoritatii contractante privind achizițiile, modificarea Anexei modifica PAAP-ul care modifica Strategia. Deci lanțul de aprobare trebuie păstrat. Asta impune o mult mai atenta analiză în etapa de planificare inclusiv în zona achizițiilor directe.

2. Apoi avem obligația de a cumpăra direct din catalogul SEAP. Această obligație se subînțelege din textul alin.(3) al art.43 în care sunt prezentate cele trei excepții în care se poate achiziționa “de la orice operator economic, elaborând în acest sens o notă justificativă”. Excepțiile sunt:

a. Autoritatea contractantă nu identifică în cadrul catalogului electronic produsul, serviciul sau lucrarea care îi poate satisface necesitatea,

b. Autoritatea contractantă constată că prețul postat de operatorii economici pentru obiectul achiziției este mai mare decât preţul pieţei,

c. Din motive tehnice imputabile SEAP nu este posibil accesul la catalogul electronic. Asta uitați-o :)

3. Pentru achizițiile directe mai mari de 13.000 lei, realizate offline (din afara SEAP), autoritatea contractantă transmite o notificare în SEAP în cel mult 10 zile de la data primirii documentului justificativ ce stă la baza achiziţiei realizate.

4. Angajamentul legal prin care se angajează cheltuielile aferente achiziţiei directe poate lua forma unui contract de achiziţie publică sau, după caz, a unui document fiscal ori a unei comenzi, inclusiv în cazul achiziţiilor iniţiate prin intermediul instrumentelor de plată ce permit posesorului să le utilizeze în relaţia cu comercianţii în vederea efectuării de plăţi, fără numerar, pentru achiziţionarea de produse, servicii şi/sau lucrări prin intermediul unui terminal, cum ar fi, dar fără a se limita la, cardurile de plată şi/sau portofele electronice.

5. În cazul contractelor atribuite prin cumpărare directă, autoritatea contractantă are dreptul de a emite documente constatatoare care conţin informaţii referitoare la îndeplinirea sau, după caz, neîndeplinirea obligaţiilor contractuale de către contractant/contractant asociat şi, dacă este cazul, la eventualele prejudicii, atunci când este solicitat acest lucru de către contractant/contractant asociat.

Cum facem?

PAS 1. Mai întâi ne asigurăm că avem achiziția directă inclusă în Anexa la PAAP privind Achizițiile Directe. Asta însemnă că, în prealabil, s-a/s-au realizat Referat(e) de Necesitate și s-a stabilit o valoare estimată a achiziției. Vă recomandăm ca această estimare să aibă în vedere / să facă referire la un “preț al pieței”. Asta pentru a putea apela, dacă e cazul, la una din excepțiile care permit achiziția din afara catalogului SEAP. :)

PAS 2. Apoi intram în SEAP, secțiunea “ Catalog de produse / servicii / lucrari ”, și căutăm “produsul, serviciul sau lucrarea care ne poate satisface necesitatea”, respectiv după “obiectul achiziției”. Am folosit ghilimele pentru a reda cu exactitate conceptele pe care legea le folosește pentru a descrie activitatea în catalog dar și posibilitatea de a achiziționa din afara lui. După căutări apar mai multe variante:

a. Gasim ceea ce am căutat, ne satisface nevoile și este cu valoarea sub estimativul nostru. Bingo! Inițiem cumpărarea directă urmând etapele propuse de SEAP (3 la număr). A se reține că achiziția din SEAP poate fi un fel de negociere, respectiv, putem propune un preț mai mic decât cel afișat sau putem iniția achiziția de la mai mulți operatori urmând a accepta o singură ofertă finală, fermă.

b. Gasim ceea ce am căutat, ne satisface nevoile dar este cu valoarea peste estimativul nostru. Avem două soluții: (1) Propunem prețul dorit de noi si speram ca operatorul economic sa acorde reducerea solicitată (2) Utilizăm excepția oferita de alin.(3) al art.43 din HG 395/2016 si realizam o nota justificativa pentru achiziția directă din afara SEAP. Păstrați dovada căutării în SEAP și a prețurilor găsite.

c. (PAS 3) Nu găsim ce am cautat. Utilizăm excepția oferita de alin.(3) al art.43 din HG 395/2016 si realizam o nota justificativa pentru achiziția directă din afara SEAP. Păstrați dovada căutării în SEAP și a faptului că produsele nu au putut fi identificate.

PAS 4. Se stabileste angajamentul legal (contract, factura, comanda etc.) si se implementează: comanda - receptie - plata.

Suplimentar:

Pentru situația in care in catalog nu se identifica produsul/serviciul/lucrarea necesara SEAP pune la dispozitie doua sectiuni:

a. Secțiunea Publicitate - Anunțuri in care se poate genera un anunț publicitar, astfel:

b. Secțiune de Consultare a pieței, astfel:

Aceasta secțiune poate fi extrem de utila atunci când se dorește cumpărarea directă a unor lucrări și acestea presupun punerea la dispoziția potențialilor ofertanți a unor Devize de lucrări, a unor liste de cantități iar acest instrument permite Adăugarea unor fișiere.

În practică s-a văzut și utilizarea acestui instrument prin solicitarea ca oferta care va fi fost declarata cea mai buna după consultare va fi urcata de operatorul economic în catalogul SEAP urmând a fi achiziționată direct online.

PAS 5. Emiterea, la cererea operatorilor economici, de documente constatatoare care conţin informaţii referitoare la îndeplinirea sau, după caz, neîndeplinirea obligaţiilor contractuale de către contractant/contractant asociat şi, dacă este cazul, la eventualele prejudicii.

Mult succes!

Echipa Softachizitii.ro

 



Împărtășește opinia ta și deschide un subiect pe forum.

Alătură-te comunității noastre! Scrie bine și argumentat și poți fi unul dintre editorialiștii platformei noastre.