Cum realizează privații achizițiile în cadrul proiectelor europene?

Marius Dangă - Editor Senior

Recent s-au semnat contracte de finanțare pe Axa 1 a Programului Operațional Competitivitate. Câștigătorii sunt, în marea lor majoritate companii private. Estimăm că a doua jumatate a anului 2017 v-a abunda în alte asemenea lansări de proiecte în derulare, în special pe PO Capital Uman.

Invariabil, toate proiectele prevăd realizarea de diverse achiziții de produse, servicii sau lucrări. Neobișnuiți, poate, cu rigorile achizițiilor publice, mulți beneficiari se vor întreba: Ce urmează? Cum cumpăr?

 

Acestora încercăm să le răspundem aici.

 

PRIMUL răspuns ar fi că, în foarte puține cazuri, tu, privat, vei aplica “Legea Achizițiilor Publice”, respectiv L98/2016. Adică:

  1. Niciodată pentru achiziția de produse.
  2. Pentru lucrări doar dacă:

a. Dacă finanțarea publică este mai mare de 50% din contract.

b. Dacă valoarea estimată este mai mare de 23.227.215 lei

c. Dacă lucrarea include lucrări de geniu civil ( lucrările de construcţii prevăzute în cadrul claselor 45.21, 45.23, 45.24 şi 45.25 din anexa nr. 1, cu excepţia celor care au ca obiect construcţia de clădiri; ) sau lucrări de construcţie pentru spitale, facilităţi destinate activităţilor sportive, recreative şi de agrement, clădiri ale instituţiilor de învăţământ preuniversitar şi universitar şi clădiri de uz administrativ.

 

3. Pentru servicii doar dacă:

a. Dacă finanțarea publică este mai mare de 50% din contract.

b. Dacă valoarea estimată este mai mare de 600.129 lei

c. Dacă contractul este în legătură cu un contract de lucrări descris mai sus.

AL DOILEA răspuns este că în oricare alte cazuri privații care implementează proiecte europene vor respecta Ordinul nr. 1284/2016 privind aprobarea Procedurii competitive aplicabile solicitanţilor/beneficiarilor privaţi pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări finanţate din fonduri europene.

 

Ce presupune acesta:

  1. Primirea de la AM/OI a parolei de acces în aplicaţia web dezvoltată de Ministerul Fondurilor Europene, care conține toate anunțurile de achiziţii derulate în cadrul proiectelor implementate de beneficiarii din mediul privat (entități juridice fără calitate de autoritate contractantă care au semnat un contract de finanțare/acord). Aplicația web e găzduită la adresa: www.fonduri-ue.ro --- > Secțiunea “Utile” (în dreapta site-ului) ---> Achiziții Privați

 

Description: https://scontent-otp1-1.xx.fbcdn.net/v/t31.0-8/19023496_1312019818853996_5394418568218311381_o.jpg?oh=519295f6fb6603c722e6cb0b0dd4c714&oe=59E01C79

Fig. 1 Platforma de "achiziții private" de pe site-ul www.fonduri-ue.ro

2. Compararea cu pragurile pentru achiziții directe, respectiv:

a. PRODUSE / SERVICII - achiziții directe sub: 132.519 lei, fără TVA

b. LUCRĂRI - achiziții directe sub: 441.730 lei, fără TVA

3. Decizia: Se cumpără cu “Achiziție directă” sau “Procedură competitivă”

4.1. ETAPE ACHIZIȚIE DIRECTĂ PRIVAȚI

A. Realizare “Notă privind determinarea valorii estimate” conținând informații și însoțită de dovezi privind cercetarea ofertelor din piață (oferte de preț solicitate, cataloage de produse etc.). Se verifică și necesitatea actualizării valorii estimate.

B. Documente justificative ale achiziție: comandă, factură, contract, documente de transport etc.

C. Documente care dovedesc realizarea achiziției și furnizarea /prestarea /execuția (OP-uri, extrase de cont, procese verbale de recepție, punere în funcțiune, rapoarte de activitate etc.)

Dosarul achiziției directe va avea următoarea structură:

Description: https://scontent-otp1-1.xx.fbcdn.net/v/t1.0-9/18920239_1312451248810853_8320073069427856665_n.jpg?oh=007743006aebbf714227f12f225b00d9&oe=599B95AF

Tab.1 Dosar al achiziției directe (Extras din Ordin 1284/2016)

 

4.2. ETAPE PROCEDURĂ COMPETITIVĂ PRIVAȚI

Pe parcursul întregului proces de achiziţie prin procedură competitivă, la adoptarea oricărei decizii trebuie avute în vedere următoarele principii: a) principiul transparenţei; b) principiul economicităţii; c) principiul eficienţei; d) principiul eficacităţii.

Prin transparenţă se înţelege aducerea la cunoştinţa publicului a informaţiilor referitoare la procedura competitivă, astfel încât operatorii economici care operează pe piaţă să poată participa la competiţie, asigurându-se prin aceasta promovarea concurenţei.

Având în vedere faptul că respectarea principiului transparenței asigură premisele pentru respectarea celorlalte 3 principii, sunt prevăzute sancţiuni pentru nerespectarea cerinţelor de publicitate.

Etapele presupuse de derularea procedurii competitive se pot sintetiza astfel:

I. PREGĂTIRE:

a. Realizarea specificațiilor tehnice.

  • Specificaţiile tehnice trebuie să cuprindă toate cerinţele necesare pentru elaborarea ofertei. Solicitantul/Beneficiarul trebuie să elaboreze aceste specificaţii într-o manieră obiectivă/clară/detaliată pentru a se asigura de îndeplinirea corespunzătoare a scopului proiectului.
  • Definirea unor cerinţe care indică o anumită origine, sursă, producţie, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerţ, un brevet de invenţie, o licenţă de fabricaţie, care pot avea ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici ori a anumitor produse, nu reprezintă o bună practică. Se admite o astfel de indicaţie în situaţia în care nu se pot descrie obiectiv specificaţiile şi numai însoţită de menţiunea "sau echivalent".
  • În cazul beneficiarilor privaţi, specificaţiile tehnice prezentate generic în cererea de finanţare/aplicaţie trebuie detaliate în documentele achiziţiei.
  • În cazul în care se constată că specificaţiile tehnice menţionate în cererea de finanţare /aplicaţie nu mai sunt actuale, beneficiarul privat trebuie să comunice aceste aspecte autorităţii cu competenţe în gestionarea fondurilor europene înainte de lansarea procedurii competitive, pentru a evalua din timp, împreună cu reprezentanţii acestor instituţii, un eventual impact asupra clauzelor din contractul de finanţare/acord şi pentru a lua măsurile care se impun.
  • În cadrul documentului "Specificaţii tehnice" se vor prezenta, în ordinea priorităţii, elementele de departajare a ofertelor, dacă este cazul.
  • Solicitantul/Beneficiarul privat trebuie să solicite prin documentul "Specificaţii tehnice" o declaraţia pe propria răspundere din partea ofertanţilor din care să rezulte că aceştia nu se află în conflict de interese, conform art. 15 din O.U.G. nr. 66/2011. La finalul procedurii ofertantul câştigător va reînnoi această declaraţie, dacă este cazul.

 

b. Realizarea notei privind determinarea valorii estimate.

  • Valoarea estimată a achiziţiei se determină înainte de iniţierea procedurii competitive şi trebuie să fie valabilă la momentul iniţierii procedurii.
  • Valoarea estimată a achiziţiei se determină pe baza ofertelor de preţ existente pe piaţă (primite/solicitate/obţinute prin studiu de piaţă etc.) sau pe baza unor informaţii din achiziţiile/contractele anterioare recente, în scopul asigurării rezonabilităţii costurilor estimate.
  • În determinarea valorii estimate, solicitantul/beneficiarul privat are obligaţia să se raporteze la valoarea estimată cumulată a produselor, serviciilor sau lucrărilor care sunt considerate similare, respectiv care au acelaşi obiect sau sunt destinate utilizării identice ori similare ori care se adresează operatorilor economici ce desfăşoară constant activităţi într-o piaţă de profil relevantă.
  • Prin excepţie, achiziţiile efectuate înainte de aprobarea contractului de finanţare de către solicitanţi nu se cumulează cu cele efectuate în timpul derulării contractului de finanţare.
  • Pentru achiziţiile efectuate în cadrul unui proiect, beneficiarul privat determină valoarea estimată pentru fiecare achiziţie în parte încă de la momentul depunerii fişei de proiect/cererii de finanţare/aplicaţiei. În cazul în care există un interval de timp semnificativ între depunerea cererii de finanţare/aplicaţiei sau aprobarea contractului de finanţare/acordului şi efectuarea achiziţiei, se pot înregistra modificări (creşteri/diminuări) de preţuri pe piaţă. Din acest motiv, se va verifica actualitatea valorii estimate a achiziţiei şi, dacă este cazul, se va actualiza această valoare. Verificarea actualităţii valorii estimate se va realiza înainte de publicare, deoarece, în caz contrar, există riscul depunerii de oferte necorespunzătoare.

 

II. PUBLICARE ANUNȚ:

A. Reguli pentru SOLICITANȚII privaţi care achiziţionează produse, servicii sau lucrări, în vederea depunerii cererii de finanţare/aplicaţiei din fonduri europene, achiziţii aferente unor cheltuieli eligibile ce pot fi decontate ulterior în cadrul proiectului, în cazul în care pentru acesta se semnează contractul de finanţare/acordul;

  • Solicitantul privat are obligaţia de a publica un anunţ într-un cotidian / ziar / publicaţie / gazetă naţional(ă) sau regional(ă), format tipărit sau online, ori pe pagina web dedicată serviciilor de publicitate (nu este vorba despre pagina web proprie a solicitantului / beneficiarului privat).
  • Nu este obligatorie publicarea specificaţiilor tehnice împreună cu anunţul. În cazul nepublicării specificaţiilor tehnice, solicitantul privat are obligaţia de a menţiona în anunţ adresa de la care acestea se pot obţine şi de a asigura, la cerere, accesul imediat şi neîngrădit la aceste informaţii.
  • Solicitantul privat va transmite obligatoriu, în aceeaşi zi cu publicarea anunţului, şi invitaţia de participare la procedura competitivă către cel puţin 2 (doi) potenţiali ofertanţi, care activează pe piaţa relevantă, concomitent cu publicarea acesteia pe pagina de internet a solicitantului, dacă există. Invitaţia de participare va fi însoţită de specificaţiile tehnice şi trebuie să conţină cel puţin informaţiile din anunţ.
  • Pentru contractele de furnizare se vor acorda minimum 6 zile calendaristice de la publicarea anunţului/transmiterea invitaţiei, iar pentru contractele de servicii şi lucrări se acordă minimum 10 zile calendaristice de la publicarea anunţului / transmiterea invitaţiei.
  • La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau în calcul ziua de publicare/transmitere a anunţului/invitaţiei şi ziua în care se depun ofertele.
  • La finalul procedurii, în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achiziţie, solicitantul privat va comunica tuturor ofertanţilor, în scris, rezultatul procedurii competitive.

B. Reguli pentru BENEFICIARII privaţi care achiziţionează produse, servicii sau lucrări în cadrul proiectelor finanţate din fondurile europene.

  • Beneficiarul privat are obligaţia de a publica un anunţ pe pagina web www.fonduri-ue.ro, secţiunea "Achiziţii privaţi", însoţit de specificaţiile tehnice. (a se vedea Fig.1)
  • Publicarea anunţului pe pagina web www.fonduri-ue.ro este asigurată gratuit de Ministerul Fondurilor Europene. (actual MDRAPFE)
  • Pentru a asigura o publicitate suplimentară, beneficiarul privat poate transmite în aceeaşi zi cu publicarea anunţului şi invitaţii de participare la procedura competitivă. În acest caz, informaţiile publicate trebuie să fie identice cu cele cuprinse în invitaţiile de participare. Transmiterea de invitaţii nu este obligatorie. Beneficiarul privat poate transmite potenţialilor ofertanţi invitaţiile prin intermediul mijloacelor de comunicare: fax, e-mail, poştă etc.
  • Pentru contractele de furnizare se vor acorda minimum 6 zile calendaristice de la publicarea anunţului, iar pentru contractele de servicii şi lucrări se acordă minimum 10 zile calendaristice de la publicarea anunţului. La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau în calcul ziua de publicare/transmitere a anunţului/invitaţiei şi ziua în care se depun ofertele.
  • La finalul procedurii, în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achiziţie, se va completa anunţul pe pagina web www.fonduri-ue.ro cu informaţii despre câştigătorul contractului.

 

III. ATRIBUIRE CONTRACT - Realizare: NOTĂ JUSTIFICATIVĂ DE ATRIBUIRE

  • Atât Solicitantul cât și Beneficiarul privat compară ofertele primite prin raportarea lor la toate cerinţele publicate şi alege oferta care îndeplineşte cerinţele tehnice şi prezintă avantaje faţă de acestea, la un raport calitate/preţ competitiv.
  • Dacă se primeşte o singură ofertă, solicitantul/beneficiarul privat poate să o analizeze şi să procedeze la atribuirea contractului de achiziţie dacă oferta respectă specificaţiile tehnice elaborate.
  • Nu este necesară o comisie de evaluare. Se poate desemna o persoană de specialitate care va întocmi şi semna nota justificativă de atribuire.
  • Alegerea ofertei pentru contractare, se elaborează nota justificativă de atribuire, pornind de la cerinţele solicitate, detaliind avantajele şi dezavantajele ofertelor primite în raport cu fiecare specificaţie în parte/celelalte oferte. De asemenea, având în vedere că scopul procedurii este realizarea optimă a obiectivelor proiectului finanţat, este recomandat ca în notă să se detalieze modalitatea în care avantajul din ofertă contribuie la realizarea proiectului.
  • În analiza ofertelor se ţine cont de toate cerinţele pe care le-a menţionat solicitantul/beneficiarul privat în documentele achiziţiei.
  • Dacă în conţinutul documentului "Specificaţii tehnice" sunt menţionate şi cerinţe care ţin de verificarea capacităţii tehnice/financiare a operatorilor economici sau alt tip de cerinţe, acestea vor face obiectul analizei.
  • În analiza ofertelor nu se pot adăuga alte cerinţe şi nu se poate renunţa la specificaţiile deja enunţate în anunţ/specificaţii/clarificări/modificări.

Description: https://scontent-otp1-1.xx.fbcdn.net/v/t1.0-9/18920596_1313991568656821_2541300877519780896_n.jpg?oh=763fe4906487b138e738f95b344c31d6&oe=59DA1B74

Tab.2 Model (orientativ) Nota Justificativă de Atribuire

 

IV. CONTESTAȚII

  • În situaţia în care un operator economic este nemulţumit de modul în care s-a desfăşurat procedura competitivă, acesta se poate adresa instanţelor de judecată competente pentru soluţionarea cauzei.
  • Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor nu are competenţe privind soluţionarea contestaţiilor în contextul derulării procedurii competitive, definite în cadrul procedurii aprobate prin Ordinul nr. 1284/2016.

 

V. CONTRACTUL

  • (1) Specificaţiile tehnice, (2) clarificările şi (3) oferta aleasă vor fi parte integrantă din contract, sub formă de anexe.
  • Nu se pot modifica prin contract specificaţiile tehnice şi oferta câştigătoare care au stat la baza atribuirii contractului.
  • Este interzisă modificarea contractului dacă aceasta conduce la modificări substanţiale. Sunt considerate modificări substanţiale modificările care:
    • schimbă elementele ofertei sau ale achiziţiei, inclusiv ale necesităţilor şi cerinţelor stabilite prin anunţ sau specificaţiile tehnice;
    • afectează concurenţa existentă ca urmare a aplicării procedurii competitive (modificarea introduce condiţii care, dacă ar fi fost incluse în procedura iniţială, ar fi permis acceptarea unei alte oferte decât cea acceptată iniţial sau ar fi atras şi alţi participanţi la procedură);
    • schimbă natura contractului (de exemplu: se modifică obiectul contractului prin creşterea ponderii serviciilor în raport cu produsele, astfel încât devin aplicabile prevederile legii prin îndeplinirea cumulativă a condiţiilor).
  • Pe parcursul îndeplinirii contractului de achiziţie, preţul poate fi ajustat numai în următoarele situaţii:
    • au avut loc modificări legislative, modificări ale normelor tehnice sau au fost emise de către autorităţile publice locale acte administrative care au ca obiect instituirea, modificarea sau renunţarea la anumite taxe/impozite locale, al căror efect se reflectă în creşterea/diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat preţul contractului de achiziţie;
    • pe piaţă au apărut anumite condiţii în urma cărora s-a constatat creşterea / diminuarea indicilor de preţ pentru elemente constitutive ale ofertei, al căror efect se reflectă în creşterea / diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat preţul contractului de achiziţie.
  • Posibilitatea de ajustare a preţului trebuie să fie precizată atât în anunţ, cât şi în contractul încheiat, prin clauze speciale în acest sens.

 

VI. DOSARUL ACHIZIȚIEI

La finalul procedurii se va întocmi dosarul de achiziţie care va conţine următoarele documente:

Description: https://scontent-otp1-1.xx.fbcdn.net/v/t1.0-9/18892935_1314004741988837_7867290261437953972_n.jpg?oh=6c82d4c498d8b94c209303829711f6a9&oe=59A3EE9B

Tab.3 Componența Dosarului Achiziției la Procedura Competitivă

 

VII. VERIFICĂRI

Ordinul nr. 1284/2016 prezintă și lista verificărilor care se vor efectua de autorităţile cu competenţe în gestionarea fondurilor europene, astfel:

A. VERIFICĂRI pentru ACHIZIȚIILE DIRECTE:

Description: https://scontent-otp1-1.xx.fbcdn.net/v/t31.0-8/p720x720/18922531_1314016461987665_43205379661798498_o.jpg?oh=8cfcc22a1d17a69219b23745f4c6d928&oe=59A229F4

Tab. 4 Lista verificare Achizitii directe privați

B. VERIFICĂRI pentru PROCEDURA COMPETITIVĂ:

Description: https://scontent-otp1-1.xx.fbcdn.net/v/t31.0-8/s2048x2048/18920847_1314032275319417_6180330862017267438_o.jpg?oh=d4731cc824900b7c047484c30cea42a4&oe=59A3BA1C

Tab. 5 Lista verificare Procedură Competitvă privați

VIII. SOLUȚIA “EASY PUBLIC PROCUREMENT - MANAGER DE ACHIZIȚII”

Pachetul software pentru achiziţii publice "Easy Public Procurement" (CPV 48490000-9), deși destinat sectorului administrației publice, poate fi o soluţie și pentru eficientizarea managementului proceselor presupuse de realizarea procedurilor de achiziţii private oferind posibilitatea realizării (1) planificării achizițiilor private realizate pentru implementarea proiectelor și (2) urmăririi etapelor presupuse de procedura descrisă prin Ordinul nr. 1284/2016.

Mult succes!

 



Împărtășește opinia ta și deschide un subiect pe forum.

Alătură-te comunității noastre! Scrie bine și argumentat și poți fi unul dintre editorialiștii platformei noastre.